用草料二維碼搭建大型會務管理系統，僅需半小時
一、業務需求
寧波某行政單位為籌備工作會議，急需一套集成參會報名、日程管理、宣傳展示、分餐統計等功能的數字化會務系統。通過綜合比選，決定引入草料二維碼平臺，實現會務管理流程線上化。
1、網絡和數據安全穩定
在選擇數字化會務管理解決方案的過程中，業主單位對網絡和數據安全及系統穩定性給予了高度關注。了解到草料已通過公安局等保三級認證、阿里云安全滲透測試，并且有許多政府單位也在用草料，包括北京冬奧會、中東歐會議、執法局等等，打消了業主單位的安全顧慮。他們認識到草料二維碼在網絡和數據安全及系統穩定性方面具備專業的技術保障，能夠滿足此次會務的使用要求。
2、簡單易用性
由于此次會務籌備時間緊迫，業主單位希望找到一套成熟、安全可靠且可以馬上上手的解決方案，取代傳統的參會報名、信息修改、資料分發、宣傳展示等方式。而草料二維碼平臺的一個顯著優勢在于其簡單易用性，無論是搭建報名系統還是日程管理，草料二維碼都提供了直觀的操作界面和標準化的功能模塊，致力于幫助用戶低成本解決問題，減少操作上的困難。例如相比以往的傳統會議報名模式，使用草料二維碼能大大減少會議前期的人力資源投入。
3、數據管理可視化
在會議前期，不同業務部門需要獲取嘉賓的報名信息來安排會務服務。草料二維碼作為一個無代碼平臺：靈活、可擴展。通過設置不同的業務權限，各部門的人員在手機端和電腦端可以隨時查看和導出所需的報名信息，無需再依賴人工對接。這種自助式的數據獲取模式不僅提高了各部門的工作效率，還保證了數據的一致性和準確性。
二、應用場景
通過使用草料二維碼平臺，業主單位成功實現了會務流程管理的全面數字化：
1、會議報名階段
會議籌備期間，工作人員僅用半小時就搭建起了一個類似會議微站的系統。這個系統不僅包含了微信在線報名功能，還能展示會議通知、日程安排以及下載會議資料等。相比傳統會議系統的高昂開發成本和長時間的開發周期，草料二維碼顯著降低了會議前期籌備的時間、人力成本。如果行程有變動，參會人員可以直接在線修改已填報的信息，后臺信息實時更新，無需再聯系會務工作人員更改。參會人員也可以掃碼查看電子會議資料，無需再隨身攜帶紙質材料，有效提升了參會人員的使用體驗。在會議期間，該二維碼帶來了近萬次的訪問量。
2、用餐階段
用餐環節也因二維碼的應用提升了參會人員用餐體驗和主辦方服務能力。每個參會人員的參會證上都印制著一個專屬用餐碼，相當于一張“電子餐票”。
到了用餐時間，參會人員只需出示用餐碼，工作人員用手機或平板一掃，系統后臺就能快速完成數量統計，這種方式簡單易學，主辦方工作人員在接受簡單指導后就能輕松上手，依靠微信就能完成核驗，不需要采購其他硬件。二維碼替換了原來出示用餐券就餐的傳統方式，實現了用餐券零消耗，同時也解決了參會人員忘帶或丟失用餐券的困擾。另外，系統還會分時統計不同時間段的用餐人數，為會務組調整第二天的餐品準備量提供了數據支持。
這種數字化的用餐管理方式很好地解決了紙質餐券容易丟失和難以精確統計用餐數量的問題，獲得了主辦方和參會人員一致好評。
三、實施效果
1、降低會議運營成本
僅僅半小時就能搭建起一個功能齊全的會議系統，系統的采購成本也非常低，只需2680元。相比之前動輒數十萬元的開發費用和數月的開發周期，這種低成本、高效率的方式為會務管理節省了大量時間和人力方面的運營成本。
2、提高會議組織效率
對于一個企業有多名參會人員的情況，只需一名員工就可以完成統一填報的工作，極大地方便了集體報名。
參會者如果行程有變動，還可以再次修改已提交的報名信息，報名系統可以設置修改后提醒功能，會務組能在微信上實時接收到修改信息，減少了多次溝通對接的麻煩。
3、改善參會體驗
在會議期間，參會者可以通過掃碼，隨時查看和下載會議資料。此外，電子用餐碼的應用不僅方便統計各時段的用餐數量，還解決了紙質餐券容易丟失的問題，大幅提升了參會人員用餐體驗和滿意度。
4、優化數據管理
完成報名后，系統后臺會自動匯總會議報名的資料和名單，無需人工錄入。平臺還能實時統計和更新在線報名、現場用餐的人數，為會議主辦方提供直觀的數據展示，幫助靈活調整會務安排，確保資源的高效利用。
5、數據安全與系統穩定性保障
在選擇數字化解決方案時，業主單位特別關注網絡和數據安全及系統的穩定性。草料二維碼已經穩定的運營了十幾年，累計服務超過1400萬用戶，還是二維碼國家標準的制定者，并通過公安局等保三級認證、阿里云安全滲透測試，確保了信息的安全管理和系統的穩定運行，滿足了業主單位對網絡和數據安全的高標準要求。
四、客戶評價
業主單位對于此次數字化會務管理系統給予了高度評價，認為草料二維碼提供的低成本、高效率的方案解決了現有會務流程管理中的痛點。特別是在用餐環節的創新應用，既方便了主辦方統計用餐人員數量，又提升了參會嘉賓的用餐體驗，得到了大家的一致好評。此外，該方案易于部署和使用，無需復雜的培訓過程，為其他政府部門和企事業單位的數字化會務建設提供了寶貴的參考經驗。
